Licenc gazdálkodási kockázatokAz informatikai költségek között az egyik jelentős tétel a szoftver licenc díjak, valamint a hozzájuk kapcsolódó, évente fizetendő támogatási és frissítési költségek.
A túllicencelés (több licenc áll rendelkezésre, mint amennyit ténylegesen használnak) luxus, az alullicencelt állapot jogsértő, és így komoly üzleti kockázat.
Sajnos a licenc szerződések nem arról híresek, hogy könnyen érthetőek és átláthatóak, ami nagyon sok esetben azt eredményezi, hogy a beszerzési folyamat során:
- nem a megfelelő licenc konstrukció kerül kiválasztásra
- olyan tételek is "bennragadnak", amire nincs szükség
Hogyan alakul ki alullicencelt állapot?
- Normál fejlődési folyamat:
A vállalat fejlődésével általában együtt jár az informatikai eszközök számának és a felhasználószámnak a növekedése, ami - ha nincs nagyon szigorú licenc gazdálkodási folyamat - óhatatlanul oda vezet hogy licenc hiány alakul ki. - Teszt és fejlesztői környezetek szaporodása:
Egy új fejlesztői, vagy teszt környezet kialakításakor a legtöbb vállalatnál nem foglalkoznak a licencelés problémájával, mert "ezt úgysem használjuk, csak kipróbálunk valamit...". Sajnos nagyon sok licenc szerződés a teszt és fejlesztői környezetet ugyanúgy kezeli, mint az éles rendszereket. - Virtualizáció:
Az informatikai infrastruktúra optimalizálása során ma már szinte mindenki a különböző virtualizációs megoldások felé fordul, és sajnos a legtöbb helyen elfeledkeznek arról, hogy ez mit jelent szoftver licenc szempontból (tipikusan a szerver szoftverek esetében előforduló hiba).
Hogyan alakulhat ki túllicencelt állapot?
Valódi túllicencelt állapot - amikor valakinek ténylegesen több licence van, mint ami formálisan használatban van - nem túl gyakran szokott kialakulni. Mi egy kicsit tágabban értelmezzük ez a fogalmat, a mi definíciónk szerint túllicencelt állapot az, ha többet fizetünk, mint amennyit az igénybevett funkcionalitás eléréséhez ténylegesen kellene. Így vizsgálva, jellemzően az alábbi esetek szoktak előfordulni:
- Indokolatlanul magasabb kategóriájú licencek használata (pl.: standard helyett enterprise)
- Konszolidációs lehetőségek kihasználatlansága
- Indokolatlanul magas terméktámogatási kategória választása
A megoldás
A hosszú távú megoldást általában egy folyamatosam működtetett tudatos licenc gazdálkodási folyamat bevezetése jelenti, ami egy megfelelő alaphelyzet megléte esetén biztosítani tudja, hogy mindig a szükséges, és csak a szükséges licencekkel rendelkezzünk.
Miben tudunk segíteni?
- Licenc audit (jelenlegi helyzet felmérése, alaphelyzet)
- Optimális licencelési konstrukciók megkeresése (beleértve a frissítési és terméktámogatási költségeket is)
- Beszerzési folyamat támogatása, versenyeztetés
- Licenc gazdálkodási folyamat kialakítása, szabályozása
- Rendszeres felülvizsgálat
