Licenc optimalizálás

licenc-gazdalkodasi-kockazatokLicenc gazdálkodási kockázatokAz informatikai költségek között az egyik jelentős tétel a szoftver licenc díjak, valamint a hozzájuk kapcsolódó, évente fizetendő támogatási és frissítési költségek.

A túllicencelés (több licenc áll rendelkezésre, mint amennyit ténylegesen használnak) luxus, az alullicencelt állapot jogsértő, és így komoly üzleti kockázat.

Sajnos a licenc szerződések nem arról híresek, hogy könnyen érthetőek és átláthatóak, ami nagyon sok esetben azt eredményezi, hogy a beszerzési folyamat során:

  • nem a megfelelő licenc konstrukció kerül kiválasztásra
  • olyan tételek is "bennragadnak", amire nincs szükség

Hogyan alakul ki alullicencelt állapot?

  • Normál fejlődési folyamat:
    A vállalat fejlődésével általában együtt jár az informatikai eszközök számának és a felhasználószámnak a növekedése, ami - ha nincs nagyon szigorú licenc gazdálkodási folyamat - óhatatlanul oda vezet hogy licenc hiány alakul ki.
  • Teszt és fejlesztői környezetek szaporodása:
    Egy új fejlesztői, vagy teszt környezet kialakításakor a legtöbb vállalatnál nem foglalkoznak a licencelés problémájával, mert "ezt úgysem használjuk, csak kipróbálunk valamit...". Sajnos nagyon sok licenc szerződés a teszt és fejlesztői környezetet ugyanúgy kezeli, mint az éles rendszereket.
  • Virtualizáció:
    Az informatikai infrastruktúra optimalizálása során ma már szinte mindenki a különböző virtualizációs megoldások felé fordul, és sajnos a legtöbb helyen elfeledkeznek arról, hogy ez mit jelent szoftver licenc szempontból (tipikusan a szerver szoftverek esetében előforduló hiba).

Hogyan alakulhat ki túllicencelt állapot?

Valódi túllicencelt állapot - amikor valakinek ténylegesen több licence van, mint ami formálisan használatban van - nem túl gyakran szokott kialakulni. Mi egy kicsit tágabban értelmezzük ez a fogalmat, a mi definíciónk szerint túllicencelt állapot az, ha többet fizetünk, mint amennyit az igénybevett funkcionalitás eléréséhez ténylegesen kellene. Így vizsgálva, jellemzően az alábbi esetek szoktak előfordulni:

  • Indokolatlanul magasabb kategóriájú licencek használata (pl.: standard helyett enterprise)
  • Konszolidációs lehetőségek kihasználatlansága
  • Indokolatlanul magas terméktámogatási kategória választása

A megoldás

A hosszú távú megoldást általában egy folyamatosam működtetett tudatos licenc gazdálkodási folyamat bevezetése jelenti, ami egy megfelelő alaphelyzet megléte esetén biztosítani tudja, hogy mindig a szükséges, és csak a szükséges licencekkel rendelkezzünk.

Miben tudunk segíteni?

  • Licenc audit (jelenlegi helyzet felmérése, alaphelyzet)
  • Optimális licencelési konstrukciók megkeresése (beleértve a frissítési és terméktámogatási költségeket is)
  • Beszerzési folyamat támogatása, versenyeztetés
  • Licenc gazdálkodási folyamat kialakítása, szabályozása
  • Rendszeres felülvizsgálat

licenc-gazdalkodasi-kockazatok-2